Huishoudelijk Reglement
Het Smartlappenkoor ˝Gère Weg˝ is een vereniging en staat als zodanig ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, hierna aan te duiden als ˝het koor˝. Het koor beschikt over statuten en het, nu volgende Huishoudelijk Reglement. Dit reglement fungeert als een set afspraken, waaraan de dirigent (muziekaalleider), het bestuur en de koorleden zich dienen te houden.
Artikel 1 Doelstelling
Het koor legt zich toe op het beoefenen en ten gehore brengen van smartlappen aangevuld met levensliederen uit alle periodes.
Artikel 2 Repeteren
Het koor repeteert op woensdagavond om de twee weken in Kerkdriel, uitgezonderd in de vakantie periodes. Het koor repeteert gewoonlijk in Ruitersportcentrum Het Laar, Laarstraat 6, 5343 NS Velddriel van 20.00 tot 22.00 uur. Het bestuur stelt tijdig iedereen op de hoogte van uitvallende repetities. Van de koorleden wordt verwacht dat zij de repetities zo trouw mogelijk volgen. Afmelden dient te geschieden bij het secretariaat van de vereniging. Van elke repetitie wordt een absentielijst bijgehouden. Leden die zonder opgaaf van reden drie repetities hebben gemist zullen door het bestuur aangesproken worden over hun absentie.
Artikel 3 Leden
Om als lid te worden aangenomen meldt men zich bij het bestuur. Leden moeten minimaal de leeftijd van 18 jaar hebben. Het koor bestaat uit maximaal 50 leden. Leden die zich aanmelden worden pas toegelaten als er capaciteitsvermindering is of toetreedt, tot die tijd staan zij op een wachtlijst. In principe uitgaande van wie het eerst komt, het eerst maalt met dien verstande dat de uiteindelijke beslissing te allen tijde bij het bestuur ligt als bv de dirigent (muziekaalleider) vraagt om specifieke stemversterking. Het bestuur is bevoegd het lidmaatschap te beëindigen na herhaald verzuim of volgens artikel 7 van de Statuten. Bij het beëindigen van het lidmaatschap dienen muziekstukken, de Statuten en Huishoudelijk Reglement en verkregen materialen te worden ingeleverd bij een van de bestuursleden.
Artikel 4 Koorkleding
Het koor beschikt niet over speciale koorkleding. Voor optredens zijn de volgende afspraken gemaakt: blauwe spijkerbroek en witte blouse.
Artikel 5 Geldmiddelen
Boekhouding:
De vereniging houdt een boekhouding conform de eisen der wet en wel zodanig, dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen kunnen worden gekend. Het boekjaar loopt van de eerste januari tot en met de eenendertigste december.
Contributie:
De contributie is verschuldigd vanaf de eerste repetitie die een aspirant lid meemaakt. De hoogte van de contributie is € 18,75- per kwartaal. Dit bedrag moet worden overgemaakt op de rekening van het koor nadat de penningmeester dit schriftelijk bekend heeft gemaakt. De inning kan ook geschieden per automatische incasso. Indien de contributie niet binnen een maand is voldaan, maant de penningmeester aan. In bijzondere gevallen kan in overleg met de penningmeester het bedrag worden aangepast. Bij opzegging van het lidmaatschap dient de contributie geldend in het kwartaal van opzegging voldaan te worden. Bij wanbetaling heeft het bestuur de bevoegdheid om maatregelen te treffen. In de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering kan het bestuur een eventuele contributieverhoging voorstellen.
Sponsorgelden:
De commissie sponsoring probeert bij de ondernemers in onze gemeenschap een geldelijke of materiële bijdrage te verwerven ten behoeve van ons koor. Deze gelden zullen met name aangesproken worden voor materialen die de vereniging nodig heeft om goed te kunnen functioneren en voor het uitoefenen van muziekaal gelieerde doelen.
Artikel 6 Bestuur
Het bestuur wordt door de Algemene Ledenvergadering gekozen en bestaat in ieder geval uit een voorzitter, secretaris en penningmeester. De bestuursleden treden periodiek af en zijn herkiesbaar. Het bestuur regelt in overleg met de dirigent (muziekaalleider) het aantal optredens dat per jaar wordt gegeven. Bestuursbesluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen van de ter vergadering aanwezige leden. Bij staking van stemmen wordt het voorstel opnieuw ter tafel gebracht. Bij herhaalde staking van stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen indien het handelt over zaken. Betreft het personen, dan wordt middels loting besloten. De namen van de bestuursleden staan vermeld op de ledenlijst.
Artikel 7 Taken Voorzitter
Voorzitter:
Persoonlijkheid: heeft een goede spreek- en luistervaardigheid, kan enthousiasmeren, relativeren, delegeren en coördineren.
Taken/verantwoordelijkheden:
● Bewaakt de Statuten en Huishoudelijk Reglement.
● Ziet toe op een goede taakverdeling binnen het bestuur.
● Vertegenwoordigt de organisatie naar buiten toe, onderhoudt contacten met belangrijke instanties.
● Bereidt de bestuursvergaderingen voor.
● Stelt (samen met de secretaris) een agenda op voor de bestuursvergaderingen.
● Zit de bestuursvergaderingen voor.
● Bevordert een efficiënt én plezierig vergaderklimaat.
● Vat duidelijk samen wat er besproken en besloten is.
● Checkt of de besluiten ook echt worden uitgevoerd.
● Is medeondertekenaar van officiële stukken.
Artikel 8 Taken Secretaris
Secretaris:
Persoonlijkheid: kan goed hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden, schrijft gemakkelijk, heeft plezier in ‘papierwerk’ en kan goed met de computer overweg.
taken/verantwoordelijkheden:
● Stelt (samen met de voorzitter) een agenda op voor de bestuursvergaderingen.
● Notuleert die vergaderingen.
● Handelt de briefwisseling en het e-mail verkeer met derden af. Schrijft vaak ook de persberichten.
● Houdt het (knipsel)archief bij.
● Is verantwoordelijk voor de ledenadministratie.
● Geeft belangrijke informatie door aan het bestuur, de commissies, de leden etc.
● Verzorgt de inkomende en uitgaande post.
Artikel 9 Taken Penningmeester
Penningmeester:
Persoonlijkheid: is betrouwbaar en nauwkeurig, kan goed met de computer overweg, heeft verstand van boekhouden en plezier in ‘cijferwerk’.
Taken/verantwoordelijkheden:
● Bewaakt de binnenkomende en uitgaande geldstromen.
● Stelt de jaarlijkse begroting op en bewaakt deze.
● Voert een inzichtelijke financiële administratie en voorziet het bestuur van financiële rapportages.
● Stelt het financieel jaarverslag op.
● Vertaalt beleid en activiteiten in vermogen en in informatie over (on)mogelijkheden.
● Zorgt voor inning van contributie en sponsorgelden.
● Houdt de boekhouding bij.
Artikel 10 Taken Overige bestuursleden
Overige bestuursleden:
De andere bestuursleden hebben vaak een eigen aandachtsgebied. Zoals pr, het voorzitten van een commissie, ondersteunende taken etc, etc.
Artikel 11 Dirigent (Muziekaalleider)
De dirigent (muziekaalleider) wordt aangesteld aan de hand van een door het bestuur aan de leden voorgelegde selectieprocedure. Het bestuur stelt in overleg met de dirigent (muziekaalleider) een overeenkomst vast. Opzegging door het bestuur behoeft goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering. De dirigent (muziekaalleider) is belast met de muzikale leiding van het koor en als zodanig verantwoordelijk voor het artistieke peil en de prestaties. De keuze van het repertoire en het samenstellen van het programma is de verantwoordelijkheid van de muziekcommissie waar de dirigent (muziekaalleider) deel van uit maakt. De dirigent (muziekaalleider) test nieuwe leden in aanwezigheid van een van de bestuursleden. De dirigent (muziekaalleider) plaatst de leden in een stemgroep. De dirigent (muziekaalleider) kan, op verzoek en met instemming van het bestuur, bestuursvergaderingen bijwonen en het woord voeren. Hij heeft geen stemrecht.
Artikel 12 Vergaderen
Het bestuur roept een keer per jaar, voor 31 december, de leden bijeen voor de Algemene Ledenvergadering. Voorts belegt het bestuur en/of de Ledenvergadering Algemene ledenvergaderingen wanneer het dit noodzakelijk acht.
Artikel 13 Wijzigingen
Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement worden aangebracht op de jaarlijks Algemene ledenvergadering. Voorstellen hiertoe moeten minstens veertien dagen vóór de vergadering worden ingediend. Het bestuur heeft eveneens het recht wijzigingen voor te stellen. Besloten wordt met meerderheid van stemmen.
Artikel 14 Muziekcommissie
De muziekcommissie bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf leden. De muziekcommissie wordt geleid door een voorzitter die afgevaardigd is binnen het bestuur. De voorzitter informeert het bestuur over de gang van zaken. Het bestuur kan te allen tijde commissievergaderingen bijwonen. De muziekcommissie beheert het muziekarchief. Zij dragen zorg voor het repertoire en werken de muziekstukken voor de koorleden uit. Het uitgangspunt van “de smartlap” moet gedragen worden. De leden die hier zitting in nemen hebben een muziekaal oor. Koorleden hebben de mogelijkheid suggesties aan de muziekcommissie door te geven. Leden kunnen zich aanmelden bij het secretariaat van de vereniging.
Artikel 15 Sponsorcommissie
De sponsorcommissie bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf leden. De sponsorcommissie wordt geleid door een voorzitter die afgevaardigd is binnen het bestuur. De voorzitter informeert het bestuur over de gang van zaken. Het bestuur kan te allen tijde commissievergaderingen bijwonen. De sponsorcommissie probeert bij ondernemers in de Gemeente Maasdriel een geldelijke of materiële bijdrage te verwerven ten behoeve van ons koor. De leden die hier zitting in nemen komen bij voorkeur uit de Gemeente Maasdriel en genieten bekendheid bij de ondernemers binnen deze gemeente. Zij kunnen goed communiceren en zijn commercieel onderlegt. Leden kunnen zich aanmelden bij het secretariaat van de vereniging.
Artikel 16 Activiteiten commissie
De activiteitencommissie bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf leden. De activiteitencommissie wordt geleid door de voorzitter die afgevaardigd is binnen het bestuur. De voorzitter informeert het bestuur over de gang van zaken. Het bestuur kan te allen tijde commissievergaderingen bijwonen. De activiteitencommissie houdt zich bezig met het organiseren van activiteiten voor de vereniging als voor activiteiten uitgedragen naar de gemeenschap. De leden die hier zitting in nemen hebben talent in het organiseren van activiteiten en zijn creatief. Leden kunnen zich aanmelden bij het secretariaat van de vereniging.
Artikel 17 Kascommissie
De kascommissie bestaat uit twee leden met een reserve lid. De kascommissie heeft één jaar zitting. Ieder jaar wordt er tijdens de Algemene Ledenvergadering een lid in deze commissie vervangen. De kascontrole vindt plaats één keer per jaar voor de Algemene Ledenvergadering. Zij brengen verslag uit aan de leden op de Algemene Ledenvergadering.
Artikel 18 Cadeaus
In het geval van een huwelijk of geboorte bij een koorlid of de dirigent (muziekaalleider), verzorgt het bestuur een passend cadeau namens het koor. Bij een verjaardag zorgt het bestuur voor een vrolijke kaart. Bij een sterfgeval zal het bestuur zich passend richting de nabestaande begeven.
Artikel 19 Slotbepaling
Ieder lid krijgt een exemplaar van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Wijzigingen van het Huishoudelijk Reglement dient te geschieden conform artikel 20, lid 1 van de Statuten. Het gewijzigde Huishoudelijke Reglement treedt in werking na goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering. Zolang deze niet is verstrekt, blijft het ongewijzigde Huishoudelijk Reglement van kracht.